A videoconferência é hoje uma importante ferramenta de comunicação e colaboração entre pessoas em diferentes partes do mundo.  Assim as empresas são capazes de utilizar esta ferramenta para realizarem reuniões, palestras e formação de colaboradores online, além de permitir a comunicação entre equipas de trabalho que estão distantes.

Neste artigo, vamos abordar tudo sobre videoconferência:

• O que é e como funciona
• Quais são as vantagens
• Dicas importantes para quem deseja instalar uma sala de videoconferência
• Como fazer uma videoconferência
• Qual a diferença entre videoconferência e videochamada
• Quais são os tipos de videoconferência
• Como se deve apresentar
• Apresentação da plataforma Zoom

Continue a leitura deste artigo e descubra tudo sobre a videoconferência! 

O que é videoconferência e como funciona?

A videoconferência é uma tecnologia que permite a comunicação em tempo real entre duas ou mais pessoas em locais diferentes, utilizando áudio e vídeo. É uma ferramenta extremamente útil para empresas, instituições de ensino, freelancers e outras organizações que precisam comunicar com colaboradores, fornecedores, clientes ou parceiros que estão em diferentes lugares do Mundo.

Funciona através de um software ou aplicativo que transmite áudio e vídeo em tempo real. É necessário que os utilizadores tenham acesso a uma camara e um microfone para que possam comunicar entre si. Além disso, é fundamental contar com uma boa conexão à internet para garantir a qualidade da comunicação.

Quais são as vantagens?

A utilização da videoconferência apresenta inúmeras oportunidades para as empresas, instituições de ensino e organizações. Quer se trate de envolver trabalhadores à distância ou de colaborar entre departamentos e locais, a tecnologia de videoconferência é eficiente, rentável e escalável.

A sua utilização contribui para o aumento da produtividade, pois possibilita a participação de várias pessoas de diferentes locais e permite ainda que no mesmo dia sejam realizadas mais do que uma reunião.

A economia de tempo e dinheiro é outra das vantagens que a videoconferência traz às empresas. Com a possibilidade de realizar reuniões remotamente, reduz-se a necessidade de viagens e com isso reduz-se os custos de transporte e hospedagem, além de permitir que as reuniões aconteçam de forma mais ágil e prática. 

Por fim, a videoconferência também melhora a comunicação, permitindo que equipas trabalhem em conjunto mesmo que estejam fisicamente distantes, o que é especialmente importante em empresas com filiais em diferentes localidades ou com colaboradores em home office.

Para além destas vantagens, existem ainda outras que partilhamos consigo no artigo sobre “Os 6 benefícios para quem investe na videoconferência”.

Dicas importantes para quem deseja instalar uma sala de videoconferência

Instalar uma sala de videoconferência pode parecer complexo mas com a ajuda de uma equipa especializada é possível tornar este processo simples. Para poder configurar a sua sala de reuniões serão necessários os seguintes equipamentos:

• Altifalantes / Colunas de som
• Camara
• Microfone
• Sistema de conexão com a internet de alta velocidade
• Plataforma para a realização da videoconferência.

Além disto, é também importante definir a configuração de todos os elementos na sala, levando sempre em consideração a acústica e os níveis de iluminação.

Com uma sala de videoconferência bem configurada, é possível tirar os maiores benefícios que a solução de videoconferência têm para oferecer.

Para além dos benefícios existem também alguns desafios que podem surgir. Poderá saber mais sobre como enfrentar os desafios da videoconferência neste artigo do nosso blog.

Como fazer uma reunião por videoconferência?

Realizar uma reunião por videoconferência pode parecer complexo para algumas pessoas, mas com os passos certos é possível ter uma reunião bem-sucedida.

Antes de mais deve testar e familiarizar-se com a plataforma com algum tempo de antecedência.

Certifique-se que tem uma boa ligação à internet, uma camara e um microfone de qualidade e um ambiente adequado e silencioso para a realização da reunião. 

Para iniciar a videoconferência, escolha a ferramenta que deseja usar – como a plataforma do Zoom – e faça o login. Em seguida, crie ou entre numa sala de reunião e convide os participantes através do link de convite. 

Qual a diferença entre videoconferência e videochamada?

A videochamada é uma comunicação por vídeo entre duas pessoas, que pode ser realizada através de aplicações como o WhatsApp por exemplo. A videoconferência é uma reunião online entre duas ou mais pessoas em locais diferentes, onde é possível compartilhar o ecrã, informações, tabelas, arquivos, e interagir por chat ou voz.

A Videochamada é mais útil em situações informais ou pessoais, enquanto a videoconferência é utilizada nas organizações para a realização de reuniões, eventos, formações e ensino à distância.

A escolha entre uma ou outra opção depende da finalidade e das necessidades de cada situação.

Quais são os tipos de videoconferência

A videoconferência pode ser realizada de diferentes formas, dependendo sempre das necessidades e das condições em que é realizada. Devido à extensa utilização deste modo de comunicação, surgiram três tipos de videoconferência:

• Ponto a ponto: tipo mais simples, que envolve apenas duas pessoas ligadas através dos seus dispositivos, como computadores ou smartphones. É útil para conversas rápidas e reuniões individuais. É um método ideal para a realização de entrevistas de emprego, uma vez que os empregadores são capazes de acelerar o processo de seleção e contratação dos colaboradores.
• Multiponto: aqui, há mais de duas pessoas envolvidas na conversa, e cada uma está num local diferente. Esse tipo de videoconferência é usado com mais frequência em reuniões de negócios, palestras e formações, porque permite a participação de várias pessoas de diferentes lugares. Nas conferências multiponto, o anfitrião fornecerá ligações para os participantes se juntarem em reuniões maiores. Por exemplo, apoia empresas com escritórios em vários lugares e trabalhadores remotos, tornando-se uma ponte de escritório para conferências multiponto.
• Na nuvem: neste tipo, os participantes são conectados através de uma plataforma de videoconferência na nuvem. Por isso o processamento de dados e a conexão são geridos em servidores externos, reduzindo a carga de processamento dos dispositivos utilizados pelos participantes e permitindo maior escalabilidade. Este tipo de videoconferência permite que qualquer pessoa consiga criar uma sala de videoconferência de forma simples e intuitiva. A videoconferência na nuvem é especialmente útil para grandes empresas e organizações pois realizam reuniões frequentes e eventos com muitos participantes.

Dicas para se apresentar adequadamente durante uma videoconferência?

Utilizar esta ferramenta para as pessoas comunicarem é cada vez mais comum, por isso é importante lembrar que nos devemos apresentar de forma adequada pois isto irá afetar a percepção que os outros têm sobre nós.

Preparamos algumas dicas que deve seguir para se preparar adequadamente e garantir uma boa imagem:

• Verificar o enquadramento da imagem – ver os seus ombros e rosto sem cortes.
• Verificar a iluminação do ambiente – a luz deve estar à sua frente e atrás da camara.
• Verificar o plano de fundo – ou substituir pelos recursos das plataformas de vídeo.
• Verificar a conexão da internet e os equipamentos de áudio e vídeo.
• Escolher uma roupa apropriada.
• Evitar distrações.
• Manter contato visual com os participantes.
• Falar de forma clara e objetiva. 

Ao seguir estas simples dicas é possível fazer uma boa apresentação e garantir uma comunicação eficaz.

Conheça as vantagens da contratação da ferramenta Zoom

Poderá realizar as suas videoconferências através de versões gratuitas (como o Google Meet), mas estas têm de limite de tempo e surge a necessidade de outras apps para gravar as reuniões. Ao utilizar a plataforma zoom adquire uma ferramenta completa e intuitiva que elevará a sua experiência na comunicação, colaboração e partilha de informações remota.

A realização de videoconferências na plataforma Zoom apresenta diversos benefícios, tais como:

• Simplicidade: Além de ser fácil de utilizar, o Zoom possui uma interface organizada que aumenta a experiência dos participantes.
• Aumento da produtividade: com a realização de reuniões virtuais, é possível otimizar o tempo e aumentar a eficiência das equipes.
• Melhoria na comunicação: o Zoom permite a interação em tempo real, garantindo uma comunicação mais clara e objetiva entre os colaboradores e clientes.
• Ferramentas de colaboração: o Zoom permite o compartilhamento de tela, arquivos e anotações em tempo real, facilitando a colaboração entre os participantes.
• Flexibilidade: a possibilidade de realizar videoconferências de qualquer lugar, seja pelo computador ou celular, permite uma maior flexibilidade na rotina de trabalho.
• Segurança: o Zoom adicionou recursos de segurança valiosos para proteger as reuniões e os dados dos utilizadores.

Esses benefícios são importantes para todas as empresas, especialmente para as que precisam adaptar-se ao trabalho remoto e manter uma boa comunicação com os seus clientes, fornecedores e colaboradores. Por exemplo, no nosso artigo sobre Zoom Rooms: o futuro das salas de videoconferência, falamos da forma como a tecnologia Zoom veio revolucionar o mundo digital.

Conclusão

A videoconferência é uma tecnologia que foi muito utilizada durante a pandemia. Tornou-se, hoje em dia, uma ferramenta importante para melhorar a comunicação, aumentar a produtividade e economizar tempo e dinheiro.

Neste artigo mostramos-lhe tudo o que pode e deve saber sobre a videoconferência, incluindo o que é e como funciona, como realizar uma videoconferência bem-sucedida, as diferenças entre videoconferência e vídeo chamada, tipos de videoconferência, e as vantagens da utilização da videoconferência, entre outras informações.

Estamos pois disponíveis para o ajudar a encontrar a melhor solução de videoconferência para a sua sala de reuniões e experimentar os seus benefícios. Entre já hoje em contacto com a InteliAV!