As videoconferências são um aspeto essencial do trabalho remoto, garantindo que a sua equipa seja capaz de se comunicar com frequência. Isso significa que os colaboradores da sua empresa obtêm a interação social que desejam quando trabalham em casa e que podem continuar a colaborar uns com os outros nos projetos.
Na verdade, as videoconferências trarão à sua empresa uma ampla gama de benefícios enquanto a sua equipa continua a trabalhar em casa, incluindo:
- – Ajudar a fortalecer os relacionamentos entre os membros da equipa enquanto eles não estão no escritório.
- – As videoconferências podem ser usadas por uma ampla variedade de motivos, seja para formação online, reuniões com clientes, colaboração em equipa ou comunicação individual.
Para aproveitar ao máximo a videoconferência, no entanto, é importante que siga algumas regras básicas e etiqueta.
Para ajudar, criamos uma lista de dicas que pode compartilhar com a sua equipa para garantir que suas videoconferências sejam contínuas, produtivas e eficientes enquanto todos trabalham em casa:
– Seja pontual
No escritório, nunca se atrasaria para uma reunião, então não há razão para estar atrasado para entrar numa videoconferência. Além de não ser considerado profissional para muitos, o barulho que faz ao entrar distrairá todos que chegarem na videoconferência no horário definido.
– Vista-se como se fosse no escritório
Ao trabalhar em casa, é fácil apenas vestir roupas confortáveis para o seu dia de trabalho, mas usaria mesmo aquelas calças de andar por casa ou pijama no escritório? Ao trabalhar remotamente, ainda é importante seguir o código de vestuário da sua empresa, principalmente ao participar de uma videoconferência.
Vestir-se como se vestiria no escritório deixa-o no estado de espírito certo para ser produtivo e fazer seu trabalho da melhor maneira possível, e também permite que os seus colegas de trabalho saibam que está interessado na reunião deles.
– Certifique-se de usar vídeo
Durante uma videoconferência, tem a opção de desligar a webcam. Recomendamos vivamente que você e todos os seus colegas de equipa ativem o vídeo em todas as videoconferências que realizem.
Ao ser capaz de ver os seus colegas de equipa, ficará mais envolvido com o que eles têm a dizer, ler a sua linguagem corporal durante a conversa, construir relacionamentos melhores e minimizar a sensação de isolamento que pode sentir por não ser capaz de comparecer ao escritório .
– Silencie quando não estiver a falar
Ruídos de fundo podem distrair tanto o anfitrião quanto os participantes. Ao silenciar o microfone quando não estiver a falar, removerá ruídos como digitar, tossir, espirrar ou membros da família conversando, impedindo a distração de outros participantes da videoconferência.
– Limite suas distrações
Ao trabalhar em casa, há um grande número de distrações que podem impedi-lo de se concentrar totalmente em videoconferências. Tudo, desde telemóveis, TVs, animais de estimação e crianças, provavelmente estarão próximos da sua mesa durante o dia de trabalho.
Obviamente, todos os participantes de uma videoconferência compreenderão que existe uma diferença entre conduzir uma reunião no escritório ou em casa.
Tente limitar essas distrações tanto quanto possível. É uma prática recomendada colocar quaisquer dispositivos eletrônicos fora do alcance para que não fique tentado a usá-los no meio da reunião e mantenha a porta fechada (se houver) para evitar que animais de estimação ou crianças interrompam a reunião.
– Posicione a sua câmera corretamente
Quando estiver a gravar um vídeo, deverá posicionar a câmera numa posição natural. Não quer que os outros participantes olhem para o seu queixo ou para o nariz. Posicione-a de modo que fique o mais próximo possível do nível dos olhos ou do seu rosto. Isso ajudará os seus colegas de trabalho a sentirem que estão sentados ao seu lado, ajudando a construir uma ligação melhor.
Lembre-se de que, ao falar durante uma videoconferência, deve olhar para a câmera – não para o ecrã do computador. Isso dará aos outros participantes da conferência a sensação de que está a falar com eles, e não resmungando.
– Use as tecnologias certas
Uma videoconferência é inútil sem a tecnologia certa. Certifique-se de que toda a sua equipa está a usar o mesmo software para se manter em contato (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Skype for Business são ótimas ferramentas para incentivar a colaboração).
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