As plataformas de videoconferência ajudam as organizações a promover um ambiente de colaboração inovador. Hoje em dia é possível manter as equipas remotas em comunicação, economizar tempo e dinheiro, bem como incentivar soluções criativas dos colaboradores.

A solução de videoconferência mais popular para empresas, estudantes e até grupos sociais é o Zoom. 

O Zoom oferece aos utilizadores soluções líderes de mercado para reuniões, chamadas telefónicas, conversação e webinar que trarão à sua organização uma série de benefícios. Na verdade, a popularidade do Zoom disparou nos últimos anos.

Enquanto isso, dados oficiais da Zoom afirmam que os utilizadores diários aumentaram para 200 milhões em Março de 2020 – ante 10 milhões em Dezembro passado.

Mesmo que já use o Zoom, há um grande número de recursos e ferramentas avançadas que o ajudarão a aproveitar este software de videoconferência. 

Aqui estão 7 dicas que irão garantir que usa o ZOOM para comunicar, colaborar, aprender e partilhar ideias com a sua equipa de trabalho remoto:

1 – Ative a visualização da galeria para ver todos na reunião

Num mundo onde o trabalho remoto é desenfreado, as videoconferências são cruciais. Elas garantem que todos os funcionários na sua organização estejam constantemente ligados, comunicando e trabalhando juntos para alcançar os mesmos resultados. 

Ao usar o Zoom para ligar os seus colaboradores, é importante que cada membro da equipa possa ver todos os participantes da reunião. Ao ativar a visualização da galeria, poderá ver todos na reunião ao mesmo tempo – em vez de apenas a pessoa que está a falar num determinado momento. Contando que a reunião tenha 49 ou menos participantes, verá cada membro da equipa exibido numa página. Se houver mais, pode avançar por várias páginas. Para fazer isso, basta clicar na guia no canto superior direito que diz “visualização da galeria”. 

Enquanto isso, para ter certeza de que consegue ver todos usando o vídeo e para evitar a confusão de ver quem está sem vídeo, também pode ocultar os participantes que não assistem ao vídeo. Basta ir a configurações> vídeo> reuniões e marcar a opção “Ocultar participantes sem vídeo”. 

2 – Agende reuniões automaticamente para a sua equipa

Se realiza reuniões frequentes com a sua equipa ou com um cliente, provavelmente desejará definir um dia e uma hora regulares para que isso seja agendado. Melhor ainda, desejará conectar esta reunião diretamente ao seu calendário pessoal. A função de agendamento do Zoom está ligada ao Outlook, iCal e Google Calendar, o que significa que pode enviar atualizações para si e para a sua equipa ou cliente, entrando na reunião do Zoom nos calendários de ambas as partes.

Ao automatizar essas reuniões e configurá-las com antecedência com notificações que avisam quando elas estão para breve, garantirá que clientes, membros da equipa e até mesmo você não deixem as reuniões planeadas ficarem esquecidas. 

3 – Silencie a si mesmo (e os participantes) quando não estiver a falar

Um dos aspetos mais difíceis das videoconferências é saber quando falar. Pode ser difícil dar a sua opinião quando o anfitrião está a falar, pois não quer falar sobre ele, e o anfitrião pode ser facilmente distraído por ruídos de fundo quando pensam que alguém pode ter algo a dizer. 

É geralmente aceite como uma cortesia comum durante as reuniões Zoom, silenciar o microfone quando os membros dessa reunião não estão a falar. Contudo, em grandes reuniões, há sempre o risco de que uma pessoa não desligue o microfone e toda a reunião seja interrompida por um ladrar de um cão, um ataque de espirros ou um bebê a chorar.

Felizmente, os “hosts” podem evitar esse problema usando o recurso de participantes sem áudio. Pode fazer isso acedendo à seção de agendamento de reunião nas configurações da conta do Zoom e assegurando- de que os participantes estejam sem som ao entrar.  Também pode silenciar os participantes durante a chamada, simplesmente pressionando gerenciar participantes e clicando no ícone do microfone para silenciá-los. 

Se for um participante de uma reunião e seu organizador não o silenciar – então, silencie-se quando não for o seu momento de falar. O seu barulho a tossir, a beber o seu café ou a gritar para os seus familiares ficarem quietos não é apenas uma distração para os outros participantes, mas pode ser involuntariamente embaraçoso para si. 

4 – Reaja ao encontro por meio de emojis 

Está a participar numa reunião na qual concorda com o organizador, mas não deseja ativar o som e, potencialmente, distrair os participantes? Não tem problema, há uma solução simples para isso que permite que ainda mostre seu apreço.

Ao descer até a guia de reações na parte inferior do ecrã da reunião, poderá escolher entre uma seleção de emojis que permitem que compartilhe as  suas ideias com o organizador. Alguns emojis, como a mão levantada, são usados ​​quando um participante tem algo a dizer, mas não quer distrair o anfitrião falando por cima dele.

5 – Mantenha convidados indesejados fora das reuniões 

A popularidade do Zoom deu origem a uma nova tendência infeliz – “Zoombombing.

Felizmente, o Zoom possui uma série de recursos avançados que garantirão que as videoconferências da sua empresa evitem o “Zoombombing”. Num tópico útil no Twitter , o Zoom dá alguns conselhos para manter os invasores longe da festa. Aqui estão apenas alguns dos métodos sugeridos:

• Não compartilhe a sua ID de reunião publicamente : Quando compartilha a sua ID de reunião ou link de reunião nas redes sociais ou outros fóruns públicos, isso torna o seu evento extremamente exposto. Qualquer pessoa com o link pode participar na sua reunião.
• Experimente o recurso Sala de espera : permite que o organizador controle quando um participante entra na reunião.
• Gerenciar o compartilhamento de ecrã : Para evitar que os participantes compartilhem o ecrã  antes de uma chamada, pode selecionar “Somente host” em “Quem pode compartilhar” nas configurações da web. Durante uma chamada, usando os controles do “host” na parte inferior, clique na seta ao lado de Compartilhar ecrã e em Opções de compartilhamento avançadas.
• Bloquear a Reunião: Quando bloqueia uma reunião que já começou, nenhum novo participante pode entrar, mesmo que eles tenham a ID da reunião e a senha (se necessário). Para bloquear sua reunião, clique em Gerenciar Participantes no painel de controle> Mais> Bloquear Reunião.

6 – Compartilhe o seu ecrã

Durante uma reunião presencial, o anfitrião poderá desenhar diagramas num quadro branco ou mostrar uma apresentação visual para ajudar a explicar o seu assunto. Você também pode fazer isso através do Zoom. 

  7 – Grave a reunião como um vídeo

Está à espera que um membro de sua equipa perca uma videochamada? Precisa participar de uma entrevista que deseja transcrever depois? Ou talvez simplesmente queira rever uma reunião para garantir que nada importante foi esquecido? Felizmente, o aplicativo de desktop do Zoom oferece uma função útil que permite gravar sua reunião como um vídeo.

Se estiver a usar a versão gratuita do Zoom poderá gravar um arquivo de vídeo que será gravado diretamente no seu dispositivo de armazenamento local. Enquanto isso, na versão paga do Zoom poderá armazenar os seus vídeos gravados no serviço de armazenamento em nuvem do Zoom.

 Entre em contato com a InteliAV hoje mesmo. Como parceiro integrador Zoom, a nossa equipa de especialistas poderá aconselhar e demonstrar todas as capacidades e potêncialidades do Zoom.